De algemene vergadering aanmaken
De algemene vergadering komt er weer aan. Maar jij bent een syndicus die de dingen onder controle heeft, want jij rekent op dobby voor gebouwbeheer. Laat je ook assisteren in het organiseren van de algemene vergadering. Van voorbereiding, naar agenda en uitnodiging, tot hybride bijeenkomst. Lees hoe je zorgeloos de algemene vergadering aanmaakt.
De algemene vergadering voorbereiden
Goed begonnen, is half gewonnen. Deze aandachtspunten helpen jou om niets over het hoofd te zien tijdens de voorbereiding van de algemene vergadering van de mede-eigendom.
Zorg ervoor dat dobby geactiveerd is voor het gebouw waarvoor jij de algemene vergadering organiseert. Doe een check op gebouwniveau om zeker te zijn.
Kijk na of alle mede-eigenaars geregistreerd zijn voor dobby. Tip: bezorg eigenaars die nog niet aan de slag gingen met dobby opnieuw een uitnodiging. Hierin staat hun persoonlijke code om dobby te activeren en verkennen.
Check of alle kavels en verdeelsleutels goed opgemaakt en correct benoemd zijn.
Bereid de algemene vergadering voor in de software die jij vandaag in duo met dobby gebruikt. Syndesk of Syndixis? Allebei mogelijk!
Exporteer na je voorbereidend werk het bestand van de algemene vergadering uit Syndesk of Syndixis.
De dag van de algemene vergadering gebruik je een extra, externe toepassing om de vergadering af te trappen. Met deze tool doorloop je de hele vergadering. Laagdrempelig en logisch.
Wanneer de algemene vergadering erop zit, stopt jouw werk niet. Daarom kun je na afloop eenvoudig de export van de vergadering opladen in Syndesk of Syndixis om verdere acties te nemen, zoals taken toewijzen aan je collega’s of eigenaars op de hoogte brengen van besproken beslissingen.
Een hybride algemene vergadering organiseren
Een hybride algemene vergadering geeft je mede-eigenaars de kans om erbij te zijn, ook als dat fysiek niet lukt. Want jij bent een syndicus die offline en online vergaderen combineert. Open daarvoor je software (Syndesk of Syndixis) en ga naar het gebouw waarvoor je een bijeenkomst wil plannen. Druk vervolgens rechtsboven op het tabblad ‘Vergaderen’ en nadien linksboven op ‘Nieuw’ om een vergadering aan te maken. Kies nu hoe de stemmingen zullen verlopen. Dat kan enerzijds manueel (kies ‘Manueel’) of anderzijds door stemkastjes te combineren (kies ‘Stemkastjes’). Om de vergadering vervolgens hybride te maken, vink je aan de rechterzijde, onder ‘Vergaderen met dobby’, het vakje aan. Check!
Mede-eigenaars uitnodigen voor de vergadering
Breng mede-eigenaars tijdig op de hoogte van de algemene vergadering via het tabblad ‘Uitnodiging’. Daar maak je eerst de uitnodigingsbrief of e-mail, waarna je ze verstuurt naar alle betrokkenen. Deel de agenda, geef aan dat online inchecken via dobby mogelijk is en voeg eventueel andere nuttige documenten toe. Eigenaars die dobby gebruiken, zien hun uitnodiging ook via die weg verschijnen.
De algemene vergadering technisch aftrappen
De dag van de vergadering nadert, jij bent aan zet. Open je software (Syndesk of Syndixis), navigeer naar het correcte gebouw en kies daar voor ‘Voorbereiding AV’. Selecteer de derde optie uit het dropdownmenu ‘Exporteer bestand voor AV-toepassing’. Hiermee wordt al jouw voorbereidend werk netjes gebundeld en klaargezet om te delen met de mede-eigenaars tijdens de vergadering zelf. Bewaar het exportbestand in een lokale map op je toestel of in de cloud. Het is met dit exportbestand uit deze map dat jij de algemene vergadering technisch zal aftrappen. Goed om weten: het kan eventjes duren vooraleer het bestand opgeslagen is. Om zeker te zijn dat het gelukt is, controleer je even de map die je koos. Zie je daar twee bestanden staan (.sdx en dobbyAVTool)? Jij hebt alles in handen voor een succesvolle kick-off!