De algemene vergadering aanmaken
De algemene vergadering komt er weer aan. Maar jij bent een syndicus die de dingen onder controle heeft, want jij rekent op dobby voor gebouwbeheer. Laat je ook assisteren in het organiseren van de algemene vergadering. Van voorbereiding, naar agenda en uitnodiging, tot hybride bijeenkomst. Lees hoe je zorgeloos de algemene vergadering aanmaakt.
De algemene vergadering voorbereiden
Goed begonnen, is half gewonnen. Deze aandachtspunten helpen jou om niets over het hoofd te zien tijdens de voorbereiding van de algemene vergadering van de mede-eigendom.
Zorg ervoor dat dobby geactiveerd is voor het gebouw waarvoor jij de algemene vergadering organiseert. Doe een check op gebouwniveau om zeker te zijn.
Kijk na of alle mede-eigenaars geregistreerd zijn voor dobby. Tip: bezorg eigenaars die nog niet aan de slag gingen met dobby opnieuw een uitnodiging. Hierin staat hun persoonlijke code om dobby te activeren en verkennen.
Check of alle kavels en verdeelsleutels goed opgemaakt en correct benoemd zijn.
Op de dag van de algemene vergadering gebruik je dobby om de vergadering af te trappen. Hiermee doorloop je de hele vergadering. Laagdrempelig en logisch.
Wanneer de algemene vergadering erop zit, verstuur je vanuit dobby het verslag naar de mede-eigenaars. Al stopt jouw werk daar niet. Daarom kun je na afloop eenvoudig verdere acties nemen, zoals taken toewijzen aan je collega’s of eigenaars op de hoogte brengen van besproken beslissingen.
Een hybride algemene vergadering organiseren
Een hybride algemene vergadering geeft je mede-eigenaars de kans om erbij te zijn, ook als dat fysiek niet lukt. Want jij bent een syndicus die offline en online vergaderen combineert. Open dobby en ga naar het gebouw waarvoor je een bijeenkomst wil plannen. Druk vervolgens links in het menu op ‘Vergaderen’ en nadien rechtsboven op ‘Nieuw’ om een vergadering aan te maken. Check!
Mede-eigenaars uitnodigen voor de vergadering
Breng mede-eigenaars tijdig op de hoogte van de algemene vergadering door de uitnodiging te verzenden. Kies eenvoudig om de documenten die bij de vergadering horen al dan niet mee te versturen naar de mede-eigenaars. Eigenaars die dobby gebruiken, zien hun uitnodiging ook via die weg verschijnen. Wist je dat je een reminder kunt instellen? Zorg bijvoorbeeld 3 dagen voor de vergadering voor een herinnering aan eigenaars. Zo vergeten zij hun aanwezigheid niet door te geven via dobby en ben jij goed op de hoogte van wie er aanwezig zal zijn.
De algemene vergadering technisch aftrappen
De dag van de vergadering nadert, jij bent aan zet. dobby start de bijeenkomst automatisch en bezorgt alle genodigden een extra notificatie om deel te nemen. Dat betekent dat wie dobby gebruikt, niet fysiek bij jou hoeft te passeren alvorens je begint. Al jouw voorbereidend werk wordt netjes gebundeld en digitaal gedeeld met de mede-eigenaars tijdens de vergadering. Zowel jij als zij kunnen het verloop eenvoudig volgen dankzij de voortgangsbalk onderaan in dobby. Jij hebt alles in handen voor een succesvolle algemene vergadering!