Aanwezigheden registreren tijdens de algemene vergadering

Jouw digitale assistent dobby vereenvoudigt aanwezigheden optekenen tijdens de algemene vergadering van de mede-eigendom. Simpel, stipt en secuur. Ideaal voor een syndicus zoals jij die graag de touwtjes in handen heeft.

Aanwezigheden registreren tijdens de algemene vergadering

In de tweede tab van de AV-functionaliteit ‘Vergaderen’ krijg je een helder overzicht van de algemene vergadering. In de linkerkolom hou je in het oog welke eigenaars digitaal op post zijn via dobby. Linksonder zie je dankzij een gekleurde balk in een oogopslag of er al voldoende aanwezigen zijn (= de balk is groen) of het vereiste quotum nog niet bereikt is voor een rechtsgeldige vergadering (= de balk is rood). Deze balk is een live weergave van de aanwezigen: handig!

Fysieke aanwezigheden verzamelen op een aanwezigheidslijst

Wanneer je een hybride vergadering organiseert met zowel digitale als fysieke deelnemers zal ook je aanwezigheidslijst een mix van off- en online zijn. Je sprokkelt de fysieke aanwezigheden door in Syndesk of Syndixis onder het menu-item ‘Vergaderingen’ de aanwezigheidslijst af te drukken. Je hoeft niet echt tot printen over te gaan, maar kiest in de volgende stap voor een pdf of voor een Wordbestand. De laatste stap bestaat eruit de eigenaars de lijst te laten ondertekenen met je Wacom-tekentablet. Deelnemers die digitaal van de partij zijn worden meteen online geregistreerd en correct vermeld in de notulen én het proces-verbaal (PV).

Aanwezigheden beheren tot in de puntjes

Druk je in het venster ‘Vergaderen’ helemaal linksonder op het deelnemerssymbool, dan kun je de aanwezigheden in detail beheren. Aan de linkerzijde in het detailvenster verschijnen de namen van de afwezigen, aan de rechterzijde zie je de aanwezigen. Als syndicus en organisator van de algemene vergadering sleep je simpelweg de naam van een mede-eigenaar van de linker- naar de rechterkolom om zijn/haar status te wijzigen.

Mede-eigenaar van ‘aanwezig’ naar ‘afwezig’ switchen

Verlaat een mede-eigenaar de algemene vergadering fysiek? Om misverstanden te vermijden kun je dit als syndicus gedetailleerd aanduiden in dobby. Klik hiervoor in het linkervenster met aanwezige deelnemers op de betrokken eigenaar en vink ‘afwezig’ aan voor alle stempunten die hij/zij gemist heeft. Flexibiliteit ten top!