De notulen afwerken en het proces-verbaal genereren
De notulen bevatten alle beslissingen die tijdens de algemene vergadering door mede-eigenaars genomen zijn. Ook de behaalde meerderheden en onthoudingen staan erin vermeld. Finaliseer de algemene vergadering volgens de regels van de kunst met dobby aan je zijde.
De notulen van de algemene vergadering afwerken
Selecteer in de AV-module het tweede tabblad ‘Verslag’ en kies voor ‘Genereren’. Dit levert je in een oogwenk de notulen op. Rechtsboven kun je de taal van de notulen die standaard in het Nederlands staat, wijzigen naar het Frans, Duits of Engels. Wil je de notulen bewaren als Wordbestand? Klik dan op ‘Naar Word …’ en verkrijg meteen een Worddocument.
De notulen van de algemene vergadering laten ondertekenen
Bewaar het Wordbestand met notulen in dezelfde map die je eerder gebruikte voor het exportbestand van de algemene vergadering.
Standaard zullen de notulen als Worddocument bewaard worden. Kies in plaats daarvan voor een pdf en sla deze op in diezelfde map.
Kies voor het vierde menu-item ‘Ondertekenen notulen’.
Selecteer in het pop-upvenster het pdf-bestand van de notulen en klik op ‘Openen’.
Nu verschijnen de notulen die je kunt aanbieden aan de mede-eigenaars. Voor digitale deelnemers kies je onderaan ‘Aanbieden voor ondertekening’, waardoor die eigenaars via dobby een melding krijgen dat ze de notulen digitaal kunnen ondertekenen.
Volg live mee wie de notulen ondertekent en bepaal wanneer je het online ondertekenen afsluit. Jij bepaalt immers als syndicus hoeveel tijd deelnemers via dobby krijgen om te handtekenen.
Druk hierna op de knop ‘Vergadering beëindigen en notulen opslaan’.
Bewaar tot slot de digitaal getekende notulen en rond daarmee de algemene vergadering af.
Het proces-verbaal genereren
Verstuur na afloop de samenvatting van de beslissingen, in de vorm van een proces-verbaal.