De notulen afwerken en het proces-verbaal genereren
De notulen bevatten alle beslissingen die tijdens de algemene vergadering door mede-eigenaars genomen zijn. Ook de behaalde meerderheden en onthoudingen staan erin vermeld. Finaliseer de algemene vergadering volgens de regels van de kunst met dobby aan je zijde.
De notulen van de algemene vergadering afwerken
De algemene vergadering loopt ten einde. Jij hebt nu de kans om via dobby de draft van het vergaderverslag te finaliseren met enkele aantekeningen en aandachtspunten. Selecteer ‘Resultaten genereren’, dit levert je in een oogwenk de notulen op. Je kunt de taal van de notulen die standaard in het Nederlands staat, wijzigen naar het Frans, Duits of Engels. Wanneer je klaar bent, kies je voor ‘Notulen maken’.
De notulen van de algemene vergadering laten ondertekenen
Selecteer ‘Handtekeningen verzamelen’, volg live mee wie de notulen ondertekent en bepaal wanneer je het online ondertekenen afsluit. Jij bepaalt immers als syndicus hoeveel tijd deelnemers via dobby krijgen om te handtekenen. Ook mensen die fysiek aanwezig zijn in de zaal kunnen tekenen via de Wacom-tekentablet.
Kies voor ‘Vergadering beëindigen’ om de algemene vergadering tot slot af te ronden. De digitaal getekende notulen worden zo ook automatisch bewaard.
De voorzitter en secretaris laten ondertekenen
Kies bij de start van de algemene vergadering de voorzitter en secretaris en geef hun rol door aan dobby. Zij zijn allebei verplicht om het verslag te ondertekenen. Door hen vooraf kenbaar te maken aan dobby, zie je niet over het hoofd dat ook zij hun (digitale) handtekening moeten plaatsen.
Het proces-verbaal genereren
Verstuur na afloop de samenvatting van de beslissingen, in de vorm van een proces-verbaal.