De algemene vergadering afsluiten en bewaren
De jaarlijkse algemene vergadering van de mede-eigendom verliep op rolletjes. Jij hoeft enkel nog de vergadertoepassing correct af te sluiten en dan kun je aan de slag met de werkpunten. Lees hier hoe je als syndicus de algemene vergadering afsluit en bewaart. Vlot en veilig!
De vergadering in een muisklik beëindigen
De agenda werd overlopen, de stemmen uitgebracht en de notulen ondertekend. Jij kunt nu met een gerust hart de algemene vergadering beëindigen. Sluit de toepassing af via het kruisje rechts bovenaan en druk vervolgens op ‘Opslaan’. De vergadering bewaren, is een belangrijke stap want hierna wil je alles wat besproken en gestemd werd natuurlijk kunnen verwerken. Dat doe je later in jouw vertrouwde omgeving voor gebouwbeheer, niet in de vergadertool.
De vergadering opladen en aan de slag gaan
De algemene vergadering is de geknipte manier om input te verzamelen vanuit de mede-eigendom en gezamenlijk knopen door te hakken. Door de vergadering eerst goed te exporteren uit de vergadertoepassing en erna te importeren in je software voor gebouwbeheer (Syndesk of Syndixis) heb je alles in handen om met die waardevolle informatie aan de slag te gaan.
Importeren: nadat je het AV-bestand bewaard hebt, ga je in Syndesk of Syndixis naar het tabblad ‘Vergaderingen’. Klik daar op de knop ‘Import AV-toepassing’ om het .sdx-bestand te importeren. Het bestaande .sdx-bestand werd ondertussen piekfijn aangevuld met het volledige verloop van de algemene vergadering. Het is dan ook dit bestand dat je aanklikt voor import.
Controleren: eenmaal dat gebeurd is, vind je het volledige verloop en de getekende notulen terug in de vergadering in je gekende omgeving (Syndesk of Syndixis). Check!
Activeren: nu kun jij in actie komen. Van hieruit kun je het officiële verslag van de algemene vergadering maken, de stemresultaten bekijken, de aanwezigheidslijst raadplegen … Goed om weten: eens het bestand geïmporteerd is, vind je op gebouwniveau alle vergaderingen up-to-date terug. Handige info om later naar terug te grijpen!
Wist je dat je in aanloop naar de algemene vergadering enquêtes kunt organiseren via dobby? Zo houd je de vinger aan de pols van de mede-eigendom. Lees hier hoe je enquêtes opzet en deelt met mede-eigenaars.