Veelgestelde vragen: voorkom foutmeldigen bij overschrijvingen (SWAN)

Bij een overschrijving naar hun VME-rekening kregen mede-eigenaars de voorbije periode soms een foutmelding: “naam rekeninghouder komt niet overeen”. Dit komt doordat de officiële KBO-naam van een VME (die SWAN gebruikt) vaak te lang is voor de automatische naamcontrole van andere banken.

We begrijpen dat dit voor onzekerheid zorgt bij bewoners. Samen met onze bankpartner SWAN lanceren we daarom de handelsnaam. Op deze pagina lees je hoe dit werkt en wat jij moet doen.

Waarom krijgen mede-eigenaars een foutmelding?

De officiële naam van een VME bij SWAN (de volledige KBO-naam) mag tot 140 tekens lang zijn. De meeste traditionele banken laten bij een overschrijving echter maar 70 tekens toe voor de naam van de begunstigde. Daardoor faalt de automatische naamcontrole (Verification of Payee), ook al is het rekeningnummer 100% correct.

Hoe gaan dobby en SWAN dit oplossen?

Samen met onze bankpartner SWAN voegen we een extra veld toe aan de bankgegevens: de handelsnaam. Dit is een kortere naam (maximaal 70 tekens) die wél binnen de limieten van de andere banken past. SWAN zal de naamcontrole voortaan ook op basis van deze kortere naam uitvoeren, waardoor de foutmeldingen verdwijnen.

Wat is een handelsnaam?

Dit is een verkorte, herkenbare versie van de officiële naam van de VME (zoals die in de KBO staat). Het is dus geen volledig nieuwe commerciële of fictieve naam. Om je bestaande rekeningen in orde te brengen, geeft dobby de huidige gebouwnamen automatisch door aan SWAN om als handelsnaam te gebruiken.

Hoe controleer ik of mijn gebouwnamen in orde zijn?

1. Ga in dobby naar Banking > Rekeningen.

2. Klik rechtsboven op de tabelinstellingen (het kolommenicoon).

3. Vink aan dat je de officiële naam en de gebouwnaam naast elkaar wilt tonen.

4. Vergelijk beide namen op basis van de onderstaande regels

Wat is een geldige handelsnaam? (Met voorbeelden)

De naam moet een logische verkorting of herkenbaar deel zijn van de officiële KBO-naam:

• Wel toegestaan: Het weglaten van woorden, en het gebruik van standaardafkortingen (bijv. VME, Res., Str.). De controle is niet gevoelig voor hoofdletters, leestekens of spaties.

• Niet toegestaan: Een vertaling, een fantasienaam, of enkel een huisnummer zonder straatnaam.

Kan ik per bankrekening (bijv. werkkapitaal en reservekapitaal) een andere handelsnaam kiezen?

Nee, dat is niet mogelijk. De handelsnaam wordt gekoppeld aan de VME als accounthouder, en dus niet aan de losse bankrekeningen. Dit betekent dat alle rekeningen van hetzelfde gebouw (zoals het werkkapitaal en de spaarrekening) automatisch exact dezelfde handelsnaam krijgen. SWAN keurt dit probleemloos goed.

Hoe houden mede-eigenaars de rekeningen dan uit elkaar?

Bij de automatische naamcontrole in hun bank-app zien mede-eigenaars voor beide rekeningen dezelfde naam verschijnen. Willen zij zelf een duidelijk onderscheid maken in hun eigen overzicht? Dan kunnen ze na de eerste overschrijving in hun eigen bank-app heel eenvoudig een label, alias of favoriete naam aan de rekening koppelen (bijvoorbeeld: "VME - Spaarrekening").

Wat als mijn gebouwnaam niet overeenkomt met de officiële naam?

Pas de gebouwnaam dan aan in Syndesk, Syndixis of OPENSyndic vóór 15 augustus. Deze wijziging wordt daarna automatisch overgenomen in dobby.

Wat gebeurt er als ik niets doe voor de deadline?

Dan geeft dobby op 15 augustus de gebouwnaam door zoals die op dat moment in het systeem staat. Is dat geen geldige, herleidbare naam? Dan zal SWAN deze afkeuren en blijft de foutmelding voor de mede-eigenaars helaas bestaan.

Wijzigt er iets aan de bankrekening zelf?

Nee. De officiële naam van de VME blijft ongewijzigd en blijft gekoppeld aan de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De handelsnaam wordt er puur als extra veld aan toegevoegd om de naamcontrole te versoepelen.

Wat verandert er visueel in dobby?

Binnenkort zie je zowel de officiële naam als de handelsnaam terug bij de rekeninginformatie en op het rekeningattest. SWAN blijft hierin de 'source of truth'; de gegevens worden rechtstreeks vanuit hun database getoond.

Kan de handelsnaam later nog aangepast worden?

Nee, je kunt dit achteraf niet zelf handmatig wijzigen in dobby. Dit zorgt ervoor dat de data in dobby altijd 100% gelijk blijft aan de gegevens die SWAN gebruikt voor de bankcontrole. Let op: Voor alle nieuwe rekeningen wordt de handelsnaam voortaan een verplicht veld bij de aanvraag.

Wanneer is dit actief en opgelost?

• 15 augustus: dobby levert alle namen aan bij SWAN.

• Midden september (na ca. 4 weken):

  • SWAN heeft alle namen verwerkt. Vanaf dat moment zijn de foutmeldingen verleden tijd.

  • Je ontvangt van ons communicatiemateriaal voor de mede-eigenaars.

Hoe informeer ik mijn mede-eigenaars?

Zodra SWAN klaar is met de verwerking, bezorgen we je een e-mail met kant-en-klaar tekstmateriaal. Dit kun je direct kopiëren en naar de mede-eigenaars sturen, zodat zij weten welke naam ze voortaan moeten invullen.

Heb je nog een andere vraag of opmerking?

Het dobby supportteam staat voor je klaar via support@dobby.be.