Veelgestelde vragen: voorkom foutmeldigen bij overschrijvingen (SWAN)

Bij een overschrijving naar hun VME-rekening kregen mede-eigenaars de voorbije periode soms een foutmelding: “naam rekeninghouder komt niet overeen”. Dit komt doordat de officiële KBO-naam van een VME (die SWAN gebruikt) vaak te lang is voor de automatische naamcontrole van andere banken.

We begrijpen dat dit voor onzekerheid zorgde bij bewoners. Samen met onze bankpartner SWAN hebben we daarom de handelsnaam gelanceerd. Op deze pagina lees je hoe dit werkt en wat jij als syndicus kan doen. Let op: deze fix en de handelsnaam zijn uitsluitend van toepassing op actieve SWAN-rekeningen binnen dobby.

Antwoorden op veelgestelde vragen van syndici

Waarom kregen mede-eigenaars een foutmelding?

De officiële naam van een VME bij SWAN (de volledige KBO-naam) mag tot 140 tekens lang zijn. De meeste traditionele banken laten bij een overschrijving echter maar 70 tekens toe voor de naam van de begunstigde. Daardoor faalde de automatische naamcontrole (Verification of Payee), ook al was het rekeningnummer 100% correct.

Hoe is dit opgelost?

Samen met onze bankpartner SWAN hebben we een extra veld geactiveerd bij de bankgegevens: de handelsnaam. Dit is een kortere naam (maximaal 70 tekens) die wvel binnen de limieten van de andere banken past. SWAN voert de naamcontrole voortaan ook uit op basis van deze kortere naam, waardoor de foutmeldingen verdwijnen.

Wat is een handelsnaam?

Dit is een verkorte, herkenbare versie van de officiële naam van de VME (zoals die in de KBO staat). Het is dus geen volledig nieuwe commerciële of fictieve naam. Om dit proces volledig te automatiseren, is de handelsnaam exact gelijk aan de gebouwnaam zoals die op dit moment in dobby staat geregistreerd.

Moeten mede-eigenaars verplicht de nieuwe handelsnaam gebruiken?

Nee, mede-eigenaars hebben vanaf nu de keuze. Zowel de lange officiële KBO-naam als de kortere handelsnaam zijn volledig geldig. Als een mede-eigenaar de officiële naam al heeft opgeslagen in zijn bank-app, hoeft er niets gewijzigd te worden. Wie in het verleden foutmeldingen kreeg bij overschrijvingen naar de SWAN-rekening, kan overstappen op de kortere handelsnaam om de strikte naamcontrole te omzeilen.

Waar vind ik de handelsnaam van mijn gebouwen?

De handelsnaam is vanaf nu, naast de officiële naam, direct zichtbaar bij de rekeninginformatie en op het officiële bankattest in dobby. SWAN blijft hierin de 'source of truth'; de gegevens worden rechtstreeks vanuit hun database getoond.Je vindt en downloadt het bankattest via deze stappen:

1. Ga in het menu naar dobby > Bank > Rekeningen.

2. Klik op de gewenste SWAN-rekening in het overzicht.

3. Open het tabblad Rekeninggegevens.

4. Klik links bovenaan op de knop Bankattest.
   De PDF met daarop beide namen opent direct in een nieuw tabblad.

Hoe informeer ik mijn mede-eigenaars?

We adviseren om een nieuwsbericht aan te maken in dobby voor het betreffende gebouw en het gedownloade bankattest als bijlage toe te voegen.

Hoe verloopt dit bij nieuw geopende rekeningen?

Voor alle nieuwe SWAN-rekeningen die je vanaf nu opent, verloopt dit proces volledig geautomatiseerd. De handelsnaam is voortaan een verplicht veld bij de aanvraag, zodat toekomstige rekeningen direct vanaf de start correct geconfigureerd zijn.

Kan ik de handelsnaam achteraf nog handmatig aanpassen?

Nee, je kan dit achteraf niet zelf handmatig wijzigen in dobby. Dit zorgt ervoor dat de data in dobby altijd 100% gelijk blijft aan de gegevens die SWAN effectief gebruikt voor de bankcontrole.

Antwoorden op veelgestelde vragen van mede-eigenaars

Geldt deze kortere naam voor alle rekeningen van het gebouw?

Nee. Deze versoepeling is enkel van toepassing op de specifieke SWAN-rekening(en) van de VME binnen het dobby-platform. Voor eventuele rekeningen bij traditionele grootbanken verandert er niets en blijft de bestaande werkwijze behouden.

Waarom moet ik een andere naam gebruiken bij mijn overschrijving?

Je bent dit niet verplicht. Het is een extra, kortere mogelijkheid om ervoor te zorgen dat je overschrijving naar onze SWAN-rekening vlot en zonder waarschuwingen verloopt.

Verandert er iets aan de bankrekening of het IBAN-nummer zelf?

Nee. Het rekeningnummer van de VME blijft exact hetzelfde. De officiële naam van de VME blijft ongewijzigd en gekoppeld aan de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De handelsnaam is er puur als extra optie aan toegevoegd om de naamcontrole bij overschrijvingen te versoepelen.

Wat gebeurt er als ik de oude, lange naam blijf gebruiken?

Dat kan prima. Als je bank uw overschrijvingen in het verleden altijd correct heeft uitgevoerd met de officiële naam, kan je dit in de toekomst zo blijven doen. Krijg je in de toekomst wel een waarschuwing? Dan kan je probleemloos overschakelen naar de kortere handelsnaam die op het bankattest staat.

Het gebouw heeft meerdere rekeningen (werkkapitaal en reserve). Hebben die een andere naam?

Nee. De handelsnaam wordt gekoppeld aan de VME als accounthouder, en niet aan de losse bankrekeningen. Dit betekent dat alle SWAN-rekeningen van hetzelfde gebouw exact dezelfde handelsnaam krijgen.

Hoe houd ik de rekeningen in mijn eigen bank-app dan uit elkaar?

Bij de automatische naamcontrole in je bank-app zie je voor beide rekeningen dezelfde naam verschijnen. Indien je zelf een duidelijk onderscheid wilt maken in je eigen overzicht, kan je na de eerste overschrijving in je eigen bank-app heel eenvoudig een persoonlijk label, alias of favoriete naam aan de rekening koppelen (bijvoorbeeld: “[Naam Gebouw] – Werkkapitaal” of “[Naam Gebouw] – Reservefonds”).

Heb je nog een andere vraag of opmerking?

Het dobby supportteam staat voor je klaar via support@dobby.be.